Strukturiertes Hilfeplangespräch Soziale Dienste
Strukturierte Dokumentation von Hilfeplangesprächen für Sozialarbeiter. Erfasst Teilnehmer, aktuelle Situation, Zielüberprüfung, Bedarfsfeststellung, Hilfeplanung und Vereinbarungen.
Für wen ist diese Vorlage?
Diese Vorlage richtet sich an Sozialarbeiter, Sozialpädagogen und Fallmanager in Jugendämtern, Sozialdiensten und freien Trägern. Die standardisierte Dokumentation ist besonders wichtig in multidisziplinären Teams und bei komplexen Fällen mit mehreren Beteiligten, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Die Herausforderung
Warum eine strukturierte Lösung notwendig ist>50%
20%
33%
13 Stunden
Sozialarbeiter in den Sozialdiensten verbringen mehr als 50% ihrer Arbeitszeit mit Fallaufzeichnungen, Papierkram, Dokumentation, IT-Aufgaben und Meetings, während sie nur 20% ihrer Zeit direkt mit Klienten und Familien verbringen. In der allgemeinen Pflegebranche geben Sozialpflegekräfte an, ein Drittel ihrer Zeit allein mit Dokumentationsaufgaben zu verbringen, was bei einer 40-Stunden-Woche 13 Stunden entspricht.12
Die manuelle Erfassung von Teilnehmern, aktuellen Situationen, Zielüberprüfungen, Bedarfsfeststellungen, Hilfeplanung und Vereinbarungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Unvollständige oder verzögerte Dokumentation führt zu rechtlichen Risiken, erschwert die Zusammenarbeit mit anderen Fachkräften und beeinträchtigt die Qualität der Hilfeprozesse.
Unsere Lösung
Effizienzgewinne durch KI-gestützte AutomatisierungMit Vocal Vitae erfassen Sie das Hilfeplangespräch automatisch während es stattfindet – die KI extrahiert in Echtzeit alle relevanten Informationen vom Gesprächsverlauf und strukturiert sie direkt in die vorgegebenen Kategorien.
Der natürliche Ablauf des Hilfeplangesprächs liefert bereits alle notwendigen Informationen für die vollständige Dokumentation, ohne dass Sie während des Gesprächs mitschreiben müssen.
Zeitersparnis
In komplexen Fällen kann die Bedarfsermittlung und Planung bis zu 12 Stunden dauern, in einfachen Fällen etwa 2 Stunden, wobei der direkte Klientengespräch maximal 2 Stunden beträgt und insgesamt 6 bis 10 Stunden pro Fall benötigt werden. Bei der Verwendung des Person-Centered Integrated Participation Plan (PiT) dauert das direkte Gespräch und die Bedarfsermittlung 1,5 bis 3 Stunden, zuzüglich 8 bis 12 Stunden für Vorbereitung und Nachbearbeitung. Ein Hilfeplangespräch, das manuell erhebliche Dokumentationszeit erfordert, ist mit Vocal Vitae in unter 1 Minute vollständig dokumentiert.1
Technologische Innovationen wie automatisierte Transkription können Prozesse beschleunigen und die Zeit für direkte Klientenbetreuung um bis zu 45% erhöhen.23
Die Vorlage im Detail
Effizienzgewinne durch KI-gestützte AutomatisierungKategorien
Name des Klienten
Vollständiger Name des Klienten für die Fallakte. Format: Vorname Nachname. Wichtig für rechtliche Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit.
Fallnummer/Aktenzeichen
Eindeutige Identifikationsnummer des Falles im System. Erforderlich für die Zuordnung in der Dokumentation und rechtliche Sicherheit.
Gesprächsdatum
Datum des Hilfeplangesprächs für die zeitliche Einordnung im Hilfeprozess. Format: TT.MM.JJJJ. Rechtlich relevante Zeitangabe.
Gesprächsort
Ort der Durchführung des Hilfeplangesprächs (Büro, Klientenzuhause, externe Einrichtung). Relevant für Protokoll und rechtliche Dokumentation.
Status im Hilfeprozess
Aktuelle Phase des Hilfeprozesses (Erstgespräch, Planung, Überprüfung, Abschluss). Wichtig für Einordnung und Prozesssteuerung.
Anwendungsfälle
Typische Situationen für den Einsatz dieser VorlageVon Audio zu Dokument
Der Prozess in vier einfachen SchrittenIhr Anspruch, individuell
Vorlage wählen
Wählen Sie zwischen vordefinierten Vorlagen für Lebensläufe, Gesprächszusammenfassungen oder erstellen Sie eine eigene Struktur mit benutzerdefinierten Feldern und Abschnitten.
Live-Streaming oder Upload
Audio bereitstellen
Streamen Sie Audio direkt in Echtzeit für eine unmittelbare Verarbeitung während des Gesprächs – oder laden Sie bestehende Audiodateien in allen gängigen Formaten (MP3, WAV, etc.) hoch. Maximale Sicherheit in beiden Modi.
Präzise KI, passgenau
KI-gestützte Analyse
Unsere KI analysiert das Audio und identifiziert relevante Daten anhand Ihrer Vorlage.
Sofort nutzbar, exportiert
Dokument exportieren
Laden Sie Ihr strukturiertes Dokument im gewünschten Format herunter. Ideal für Berichte, Weitergabe oder Anpassungen in Ihrem Office-Tool.
Häufig gestellte Fragen
Ähnliche Vorlagen
Finden Sie die perfekte Vorlage für Ihre Bedürfnisse in unserer kuratierten Auswahl ähnlicher Vorlagen.Stammdaten
Grundlegende Identifikationsdaten des Patienten und der Dokumentation für die Zuordnung in der Pflegedokumentation.
Mobilität und Bewegung
Einschätzung der Mobilitätsfähigkeit und Bewegungsunabhängigkeit des Patienten nach Strukturmodell 2015.
Selbstversorgung
Fähigkeiten zur Selbstpflege und Bewältigung des Alltags nach den Kriterien des Strukturmodells.
Kognitive Fähigkeiten
Einschätzung der geistigen Fähigkeiten, Orientierung und kognitiven Leistungsfähigkeit des Patienten.
Soziale Kontakte und Integration
Einschätzung der sozialen Situation, Kontakte und Teilhabe am gesellschaftlichen Leben.
Durchgeführte Pflegeleistungen
Dokumentation der konkret durchgeführten pflegerischen Maßnahmen und Interventionen.
Erfassung von Pflegeleistungen und Patientenzustand nach SGB XI und Strukturmodell 2015. Dokumentation für Gesundheits- und Altenpfleger mit Fokus auf Mobilität, Selbstversorgung, kognitive Fähigkeiten und soziale Kontakte.
Stammdaten
Grundlegende Patientendaten und administrative Informationen zur Identifikation und Zuordnung
Aktuelle Beschwerden
Erfassung der aktuellen Symptome, Beschwerden und der damit verbundenen Lebensbeeinträchtigung
Anamnese
Medizinische Vorgeschichte einschließlich Vorerkrankungen, Operationen und Familienanamnese
Lebensstil und Soziales
Informationen zu Lebensgewohnheiten, Beruf und sozialer Situation die die Gesundheit beeinflussen
Befunde und Diagnostik
Erhobene Befunde, Untersuchungsergebnisse und diagnostische Einschätzung
Therapieplanung
Geplante Behandlungsmaßnahmen, Ziele und weitere diagnostische Schritte
Erfassung von Patientendaten, Beschwerden, Vorerkrankungen und Medikationsplan. Strukturierte Dokumentation für Ärzte, Physio- und Psychotherapeuten zur Behandlungsplanung.
Stammdaten
Grundlegende persönliche und kontaktbezogene Daten des Kandidaten für die Identifikation und Kommunikation
Berufserfahrung
Detaillierte Erfassung der beruflichen Laufbahn mit Positionen, Unternehmen und Verantwortlichkeiten
Ausbildung und Qualifikationen
Formale Bildung, Zertifizierungen und fachliche Weiterbildungen des Kandidaten
Kompetenzen und Fähigkeiten
Fachliche und persönliche Kompetenzen sowie besondere Fähigkeiten des Kandidaten
Rahmenbedingungen und Präferenzen
Organisatorische und vertragliche Rahmenbedingungen sowie persönliche Präferenzen des Kandidaten
Referenzen und Abschluss
Referenzpersonen und abschließende Bewertung für die Kandidatenvorstellung
Erfasst berufliche Qualifikationen, Erfahrungen, Ausbildungen und Referenzen von Bewerbern. Wird von Personalagenturen zur Kandidatenvorstellung und Bewerberbewertung genutzt.