1. Verantwortlicher

Captex GmbH
Martinuskirchstraße 19a
53757 Sankt Augustin
E-Mail: hallo@captex.de

Wir lassen uns von der imatec GmbH hinsichtlich optimaler Datenschutzmaßnahmen beraten:

Dieter Offermann
imatec GmbH
Bickerather Straße 3
52152 Simmerath

2. Datenverarbeitung auf unserer Plattform

Bei der Nutzung unserer Plattform VocalVitae verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wir, die Captex GmbH, sind nicht Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne für die Inhalte, die Sie auf der Plattform Vocal Vitae verarbeiten lassen. Wir agieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO im Namen und auf Weisung des jeweiligen Geschäftskunden, der die Plattform nutzt.

2.1 Welche Daten erheben wir?

Wir verarbeiten im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit die folgenden Daten:

• Account-Daten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit
• Kundendaten: Unternehmensname, Anschrift, Zahlungsinformationen
• Hochgeladene Audiodateien: Die vom Nutzer selbstständig hochgeladenen Audiodateien werden durch die Plattform VocalVitae verarbeitet. Der Nutzer hat die Möglichkeit, selbst festzulegen, wie lange die Daten auf der Plattform VocalVitae gespeichert werden sollen. Die maximale Speicherdauer beträgt 90 Tage ab Upload der Audiodatei.
• Generierte Dokumente: Die aus den Audiodateien generierten Dokumente sind auf der Plattform VocalVitae für den Nutzer verfügbar. Der Nutzer hat die Möglichkeit, selbst festzulegen, wie lange die Daten auf der Plattform VocalVitae gespeichert werden sollen. Die maximale Speicherdauer beträgt 90 Tage ab Upload der Audiodatei.
• Log-Daten & Nutzungsinformationen: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffszeiten und genutzte Funktionen
• Support-Anfragen: E-Mail-Kommunikation oder Chat-Nachrichten mit unserem Support-Team

2.2 Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt für folgende Zwecke:

• Zur Erfüllung eines geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (gemäß Artikel 6 Abs. 1b der EU-DSGVO) wie z.B.:
  • Durchführung von KI-gestützten Transkriptionen
  • Erstellung, Speicherung und Verwaltung der generierten Dokumente
  • Nutzer-Support und Fehlerbehebung
  • Vertragsabwicklung und Abrechnung
  • Sicherheit und Missbrauchsprävention
  • Auftrags-/ Rechnungs-/ Zahlungsabwicklung
• Zur Erfüllung Ihrer Wünsche, zur Verbesserung unserer Leistungen und zur Stärkung der Kundenbeziehung unter Berücksichtigung der von Ihnen im Rahmen der Datenschutzerklärung abgegebenen Einwilligung (gemäß Artikel 6 Abs. 1a der EU-DSGVO) wie z.B. Sicherheitsinformationen zu aktuellen IT-Sicherheitsthemen, Zusendung interessanter Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, Zufriedenheitsbefragungen.
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (gemäß Artikel 6 Abs. 1c der EU-DSGVO), wie z.B. aus steuerrechtlichen Vorgaben, Arbeitsschutzgesetz und Verwaltung.
• Aus berechtigtem Interesse heraus (gemäß Artikel 6 Abs. 1f der EU-DSGVO). Die Fortführung oder die Reaktivierung einer Geschäftsbeziehung stellen berechtigte Interessen unseres Hauses dar.

2.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verarbeitung erforderlich für die Erfüllung des Nutzungsvertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Verbesserung unserer Dienste, Betrugserkennung und Sicherheitsmaßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Falls der Nutzer optional bestimmte Funktionen nutzt, die nicht zur Vertragserfüllung notwendig sind.

3. Speicherung & Löschung der Daten

Hochgeladene Audiodateien und generierte Dokumente werden nach spätestens 90 Tagen Speicherdauer automatisch gelöscht. Der Nutzer hat die Möglichkeit, eine Speicherdauer von unter 90 Tagen individuell festzulegen.

Nutzerkonten und damit verbundene Daten werden spätestens bei einer Inaktivität von 12 Monaten und erfolglosen Kontaktaufnahmeversuchen gelöscht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Steuerunterlagen) bleiben unberührt.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre Daten werden innerhalb der Captex GmbH von unseren Mitarbeitern verarbeitet, die regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und verpflichtet werden. Darüber hinaus werden Ihre Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses nur unter Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen oder auf Basis Ihrer Einwilligung weitergegeben. Um unseren Geschäftsbetrieb durchführen zu können, arbeiten wir auch mit anderen Unternehmen zusammen, denen wir im konkreten Einzelfall Ihre Daten übermitteln. Hierzu zählen insbesondere folgende:

• Technische Dienstleister: Hosting-Provider, Cloud-Dienstleister und KI-Modelle
  Unsere technischen Dienstleister sind:
  • Assembly AI (EU Endpunkt)
  • Azure (Microsoft - Frankfurt Datazone)
  • Cloudflare Turnstile
  • Hetzner (Deutschland)
  • Resend (EU Endpunkt)
  • Sentry
  • Supabase (EU Endpunkt)
  • Zapier
• Zahlungsdienstleister: Bei Abwicklung von Zahlungen für kostenpflichtige Tarife
  • Stripe
• Gesetzliche Verpflichtungen: Falls Behörden oder Gerichte Auskunft verlangen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Einige unserer eingesetzten Dienstleister (z. B. Microsoft Azure, Supabase, Sentry, Resend) haben ihren Hauptsitz in den USA. Die Datenverarbeitung erfolgt jedoch ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Zum Schutz Ihrer Daten haben wir mit diesen Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO sowie Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgeschlossen. Diese Verträge verpflichten die Anbieter zu einem gleichwertigen Datenschutzniveau und beinhalten zusätzliche technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Datenminimierung und geografische Einschränkungen.

Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.

5. Speicherung in der Cloud & Datenübertragung

Die Verarbeitung erfolgt in sicheren Rechenzentren innerhalb der EU.

Daten werden durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zugriffskontrollen geschützt.

6. Verarbeitung personenbezogener Daten über externe KI-Dienste

Unsere Plattform richtet sich ausschließlich an Geschäftskunden und dient der Verarbeitung von Audiodateien, aus denen strukturierte Textdokumente erstellt werden. Die Verantwortung für die datenschutzkonforme Erhebung und Verarbeitung der hochgeladenen Inhalte liegt bei unseren Kunden, die als Verantwortliche im Sinne der DSGVO agieren. Wir selbst handeln im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Audiodateien können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Sprachaufnahmen, berufliche Inhalte). Wir weisen unsere Kunden darauf hin, dass sie keine sensiblen Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) ohne rechtmäßige Grundlage hochladen dürfen.

Zur Umsetzung der Plattformfunktionalitäten setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

• AssemblyAI (Deutschland-Hosting): Automatisierte Transkription der Audiodateien
  Für die automatisierte Transkription von Audioinhalten nutzen wir den Dienst AssemblyAI, bereitgestellt durch AssemblyAI Inc., 2261 Market Street, San Francisco, USA. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern. Es bestehen vertragliche Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) sowie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Eine Speicherung oder Nutzung der Daten durch AssemblyAI zu anderen Zwecken (z. B. Training) ist vertraglich ausgeschlossen.
• Microsoft Azure AI Services (Deutschland-Hosting): Erstellung strukturierter Dokumente aus den Transkriptionsergebnissen
  Zur strukturierten Verarbeitung von Transkriptionen verwenden wir Azure OpenAI Services (bereitgestellt durch Microsoft Ireland Operations Ltd.). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union (Region: Frankfurt). Microsoft ist im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO tätig. Darüber hinaus bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Eine Speicherung oder Weiterverarbeitung der Daten zu anderen Zwecken (z. B. Training) ist vertraglich ausgeschlossen.

Mit unseren Kunden schließen wir individuelle Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), welche auch den Einsatz der genannten Unterauftragsverarbeiter abdecken. Die genannten Dienstleister agieren ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen und sind vertraglich zur Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) verpflichtet.

Eine Weiterverwendung der Daten durch die Dienstleister zu eigenen Zwecken (z. B. KI-Training) ist untersagt.

Die hochgeladenen Inhalte und daraus erzeugten Dokumente müssen nur für die Dauer der Verarbeitung gespeichert werden und nach individueller Einstellung des Kunden gelöscht, sofern keine anderweitigen gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Die Nutzung der Plattform unterliegt unserer verbindlichen Safe Use Policy. Darin sind Anwendungsfälle ausgeschlossen, die ein hohes Risiko für Betroffene mit sich bringen (z. B. automatisierte Bewertungen, medizinische Diagnostik, behördlicher Einsatz). Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ist nicht zulässig.

Weitere Informationen zu unseren Datenschutzmaßnahmen und zur Zusammenarbeit mit Unterauftragsverarbeitern stellen wir unseren Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags zur Verfügung.

7. Rechte der Nutzer (Betroffenenrechte)

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung unseres Vertrages oder geltender Rechtsvorschriften sowie der Pflege unserer Beziehung zu Ihnen oder aus unserem berechtigten Interesse heraus erforderlich ist. Sofern dies nicht mehr der Fall ist, werden die Daten regelmäßig gelöscht. Geschäftliche Unterlagen werden entsprechend den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung höchstens 11 Jahre lang aufbewahrt. Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen, werden wir Ihre Daten unverzüglich löschen, soweit der Löschung nicht rechtliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Nutzer haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten verarbeiten wir?
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf „Vergessenwerden“.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Falls Daten nur noch eingeschränkt genutzt werden sollen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Bereitstellung der Daten in maschinenlesbarer Form.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Falls eine Einwilligung erteilt wurde.

Als verantwortliche Stelle weisen wir Betroffene (z.B. Kunden, Interessenten, Mitarbeiter) darauf hin, ob die Bereitstellung von personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, für einen Vertragsschluss erforderlich ist oder eine sonstige Verpflichtung besteht und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hätte.

Anfragen zu den Datenschutzrechten können an uns über hallo@captex.de gesendet werden. Ihre Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnortes.

8. Cookies & Tracking

Unsere Plattform nutzt Cookies und ähnliche Technologien. Weitere Informationen dazu finden Sie in unseren Cookie-Einstellungen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzinformation bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist jederzeit unter vocal-vitae.de verfügbar.

Eine Übersicht über unsere Subdienstleister und deren technische Schutzmaßnahmen stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

10. Kontakt & Beschwerderecht

Falls Nutzer Fragen zum Datenschutz haben oder eine Beschwerde einreichen möchten, können sie uns unter hallo@captex.de erreichen.

Zudem besteht das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen.

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Informationen bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte weitergeholfen zu haben. Falls Sie weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen wünschen, lesen Sie bitte unsere weiteren Dokumentationen oder kommen Sie direkt auf uns zu.