Consulting

Beratungsprotokoll

7 Kategorien

Beratungsprotokoll Unternehmensberatung

Strukturierte Dokumentation von Beratungsgesprächen für Unternehmensberater, Steuerberater und Finanzberater. Erfasst Gesprächsgrundlagen, Ausgangssituation, besprochene Themen, Beratungsleistung, Vereinbarungen, Maßnahmen, offene Punkte und nächste Termine.

Für wen ist diese Vorlage?

Diese Vorlage richtet sich an Unternehmensberater, Steuerberater und Finanzberater in Beratungsunternehmen, Wirtschaftspraxen und Finanzdienstleistern. Eine präzise und konsistente Beratungsdokumentation ist essenziell für die Qualitätskontrolle, Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und die Minimierung von Missverständnissen mit Mandanten.

📋

Stammdaten

Grundlegende Identifikationsdaten des Gesprächs und der beteiligten Parteien für die Dokumentation.

🎯

Gesprächsgrundlagen

Anlass, Kontext und Zielsetzung des Beratungsgesprächs für die Einordnung des Themas.

🔍

Ausgangssituation

Aktueller Stand des Mandanten, Ausgangslage und relevante Hintergründe zur Problemanalyse.

💬

Besprochene Themen

Hauptinhalte und diskutierte Aspekte des Gesprächs mit Fokus auf Kernfragen.

💡

Beratungsleistung

Erbrachte Dienstleistungen, Analyseergebnisse und fachliche Empfehlungen des Beraters.

✅

Vereinbarungen

Getroffene Entscheidungen, Absprachen und Commitments der Gesprächsparteien.

Die Herausforderung

Warum eine strukturierte Lösung notwendig ist

41%

Arbeitszeit mit Back-Office-Aufgaben

Agentic AI in wealth management (KPMG)

Berater in Unternehmens-, Steuer- und Finanzberatung verbringen 41 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Back-Office-Aufgaben, einschließlich der manuellen Dokumentation von Beratungsgesprächen. In der Beratung kämpfen Firmen häufig mit manuellen Berichtsprozessen, was die strukturierte Erfassung von Gesprächsgrundlagen, Ausgangssituation, Themen, Leistungen, Vereinbarungen und nächsten Schritten fehleranfällig macht und oft zu unvollständigen Protokollen führt.¹²

Dies beeinträchtigt die Qualität der Beratungsdokumentation, erschwert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und erhöht das Risiko von Missverständnissen mit Mandanten. In der Steuerberatung umfassen wiederkehrende manuelle Aktivitäten wie die Extraktion von Informationen aus Dokumenten erheblichen Aufwand.³

Unsere Lösung

Effizienzgewinne durch KI-gestützte Automatisierung

Mit Vocal Vitae erfassen Sie das gesamte Beratungsgespräch automatisch während es stattfindet – ähnlich wie Ambient Voice Technology in klinischen Settings des NHS, die die Dokumentationszeit signifikant reduziert –, die KI extrahiert strukturiert alle relevanten Informationen von Gesprächsgrundlagen bis zu nächsten Schritten direkt aus dem Live-Audio.¹

Der natürliche Beratungsfluss liefert bereits alle notwendigen Inhalte für das Protokoll, ohne dass Sie während des Gesprächs mitschreiben müssen.

Zeitersparnis

Ein Beratungsprotokoll, das manuell 45-60 Minuten in Anspruch nimmt, wird mit Vocal Vitae in < 1 Min fertiggestellt.

< 1 Minute

~ 45-60 Min

Die Vorlage im Detail

Effizienzgewinne durch KI-gestützte Automatisierung

Kategorien

✍️

Mandant

Name des Unternehmens oder der Person, die beraten wird. Wichtig für die Zuordnung zum Mandantenstamm und Abrechnung.

✍️

Gesprächsdatum

Datum des Beratungsgesprächs für chronologische Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Format: TT.MM.JJJJ.

🧮

Gesprächsdauer

Dauer des Gesprächs in Minuten für Abrechnung und Zeitnachweis. Relevant für die Kalkulation der Beratungsleistung.

✍️

Teilnehmer Mandantenseite

Anwesende Personen vom Mandanten mit Namen und Funktion. Wichtig für die Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten.

✍️

Teilnehmer Beraterseite

Anwesende Berater und deren Rolle im Gespräch. Relevant für die Dokumentation der erbrachten Leistung.

Anwendungsfälle

Typische Situationen für den Einsatz dieser Vorlage

Erstberatungsgespräche mit neuen Mandaten zur Erfassung der Ausgangssituation

Folgegespräche zur Besprechung von Analyseergebnissen und Lösungsoptionen

Strategie-Workshops mit Kunden zur Entwicklung von Handlungsempfehlungen

Abstimmungsgespräche mit mehreren Stakeholdern zur Projektplanung

Abschlussgespräche mit Festlegung konkreter Maßnahmen und Verantwortlichkeiten

Status-Meetings zur Überprüfung von Implementierungserfolgen

Von Audio zu Dokument

Der Prozess in vier einfachen Schritten

Ihr Anspruch, individuell

Vorlage wählen

Wählen Sie zwischen vordefinierten Vorlagen für Lebensläufe, Gesprächszusammenfassungen oder erstellen Sie eine eigene Struktur mit benutzerdefinierten Feldern und Abschnitten.

Live-Streaming oder Upload

Audio bereitstellen

Streamen Sie Audio direkt in Echtzeit für eine unmittelbare Verarbeitung während des Gesprächs – oder laden Sie bestehende Audiodateien in allen gängigen Formaten (MP3, WAV, etc.) hoch. Maximale Sicherheit in beiden Modi.

Präzise KI, passgenau

KI-gestützte Analyse

Unsere KI analysiert das Audio und identifiziert relevante Daten anhand Ihrer Vorlage.

Sofort nutzbar, exportiert

Dokument exportieren

Laden Sie Ihr strukturiertes Dokument im gewünschten Format herunter. Ideal für Berichte, Weitergabe oder Anpassungen in Ihrem Office-Tool.

Häufig gestellte Fragen